Наявність фінансових заборгованостей — це звичайне явище для бізнесу, незалежно від його об’ємів. Звичайно, нормальна робота підприємства неможлива без контролю таких зобов’язань. Для обґрунтованого планування фінансів керівникам підприємства слід подумати над ефективною автоматизацією, у тому числі і контролю заборгованості покупців.
Чому важливо контролювати заборгованість покупців
Ринкові умови диктують виробникам і підприємством гуртової торгівлі свої вимоги. Частіше за все, продукція відгружається або поставляється на умовах відтермінування платежу. Теж саме стосується і надання послуг. Але, важливо контролювати платежі по дебіторській заборгованості та вчасно отримувати їх зважаючи на необхідність:
- вести розрахунки зі своїми постачальниками;
- сплачувати заробітну плату своїм працівникам;
- вести розрахунки з податковою та проводити інші обов’язкові платежі.
Інструменти автоматичного обліку та контролю заборгованості покупців
Підприємства, навіть малого та середнього бізнесу, а також приватні підприємці, мають вести облік дебіторки. Ступінь складності цього завдання залежить від багатьох факторів. Це може бути:
- кількість контрагентів;
- умови контрактів;
- організація обліку та платоспроможність партнерів та таке інше.
У всякому разі, автоматизація контролю заборгованості покупців надає бізнесу значні переваги. Для цього в облікових системах передбачена низка спеціальних алгоритмів.
Налаштування лімітів по часу та сумі
Значно спростить роботу облікового працівника або керівника наявність можливості налаштувати ліміти заборгованостей по часу та сумі. За допомогою цього інструменту можна, в будь який момент часу, сформувати звітність з даними про очікувані суми фінансових надходжень на певну дату. Завдяки такому функціоналу планування витрат та загальне управління стають більш ефективними.
Розподіл по різним контрактам заборгованостей покупця
Аналіз структури дебіторської заборгованості вельмі важливий для будь якого бізнесу. С цим виникають певні складнощі, якщо, наприклад, ведеться співпраця з одним покупцем у рамках декількох контрактів. Розподіл заборгованості покупця за контрактами дозволяє:
- створити більш чітке уявлення про структуру боргу;
- обґрунтовано планувати фінансові надходження;
- раціонально будувати співвідношення з цим партнером.
Підсвітка строку заборгованості
Не секрет, що умови договору, з різних причин нерідко порушуються контрагентами. Це, не в останню чергу, відноситься і до своєчасної оплати боргів. Тому, в багатьох випадках, зовсім не зайвим буде нагадати боржнику про наближення терміну сплати. Практично всі системи автоматичного обліку пропонують функцію підсвітки строку платежу, яка завчасно сповістить користувача про наближення терміну оплати контрагентом.
Класифікація покупців
Контроль дебіторської заборгованості та її аналіз передбачає наявність можливості класифікувати клієнтів за:
- строком заборгованості;
- об’ємом боргу.
Ця функція облікової платформи має на меті надати користувачеві інформацію для детального аналізу заборгованості. За її допомогою визначаеться порядність та платоспроможність покупців, приймаються рішення про подальшу співпрацю з ними.
Висновок
Крім надійності, прийнятної вартості та зручності використання, при виборі програми автоматизації обліку, варто звернути увагу на її функціональність. Треба мати на увазі, що базова комплектація платформ обліку коштує дешевше, але може містити не затребувані модулі. В той же час, додавання потрібних саме вам алгоритмів може мати завелику ціну.